Duidelijke afspraken: de remedie tegen onbetaalde facturen

U levert uw dienst of uw product, u stuurt uw factuur, en uw klant stort netjes voor de vervaldatum het geld op uw rekening. Dat is voor elke ondernemer het gedroomde scenario. Een scenario waarin onbetaalde facturen simpelweg niet bestaan.

Jammerlijke trend

Maar helaas blijken ook in de boeiende wereld van uw ondernemerschap dromen soms bedrog. Want het aantal facturen dat niet – of pas na veel discussie – wordt betaald, neemt jaar na jaar toe. Een jammerlijke trend die niet alleen uw eergevoel raakt, maar ook mogelijk uw cashflow onder druk zet. De oplossing? Duidelijke afspraken en een heldere communicatie met uw klanten.

Duidelijk vanaf het begin

De simpelste oplossingen zijn vaak ook de beste. En dat geldt zeker als u onbetaalde facturen wil voorkomen. Wanneer betaalt een klant u bijvoorbeeld niet?

  • Als hij denkt dat hij voor de prijs die hij moet betalen, niet gekregen heeft waar hij recht op had.
  • Of dat de prijs op de factuur volgens hem te hoog is.

Twee situaties die u vermijdt door vanaf het begin duidelijkheid te scheppen.

Heldere, gedetailleerde offerte

Wil een particulier of bedrijf een beroep op u doen? Bezorg hem dan een heldere en gedetailleerde offerte waarin u precies stipuleert wat u doet, levert of maakt en tegen welke prijs. Zo weet uw klant precies wat hij mag verwachten, wordt uw factuur een kopie van uw offerte, en neemt u potentiële redenen om uw factuur niet te betalen weg.

Een tip? Voeg ook uw algemene voorwaarden toe aan uw offerte. Is uw klant een particulier? Vraag hem dan om die algemene voorwaarden te ondertekenen of zich ermee akkoord te verklaren via e-mail.

Vertrouwensband creëren

Als u meteen duidelijk bent, verkleint u niet alleen de kans op een onbetaalde factuur. U versterkt ook de vertrouwensband met uw klant. Want duidelijkheid creëert vertrouwen. En vertrouwen is de basis voor een goede en duurzame klantenrelatie. En zo’n relatie zet uw klant dan weer aan om zonder problemen uw facturen te betalen.

‘Doet u ook nog even dit?’

U wil uw klanten de beste service bieden. Dus doet u bijvoorbeeld tijdens de uitvoering van de werkzaamheden ook de extraatjes die de klant u vraagt, maar die niet op uw offerte staan. U rekent die extraatjes – terecht – aan, waardoor uw factuur geen kopie is van uw offerte.

Is dat een probleem? Ja. Want dat kan de correcte betaling van uw factuur bemoeilijken. Vraagt uw klant om meerwerk uit te voeren? Zet die dan even op papier (of mail), bevestig de afspraken, en vermeld de meerprijs. Die extra moeite zorgt voor gemoedsrust en voorkomt discussie als uw factuur bij uw klant in de bus valt.

Kort op de bal

Blijft uw factuur – ondanks uw duidelijkheid en uw goede afspraken – onbetaald? Speel dan kort op de bal en stuur enkele dagen nadat de betalingstermijn overschreden is een vriendelijk herinneringsmailtje naar uw klant. Stel daarin duidelijk binnen welke termijn u de betaling verwacht. Respecteert uw klant ook die nieuwe termijn niet? Stuur hem dan een aangetekende brief.

Voor grote én kleine factuurbedragen

Heeft u geen tijd om zelf achter uw onbetaalde facturen aan te gaan? Dan staat Tweedraads Advocaten voor u klaar. Ook voor kleine factuurbedragen. Want vaak worden uw advocaatkosten gedekt door uw rechtsplegingsvergoeding of het schadebeding dat u opgenomen hebt in uw algemene voorwaarden. Daardoor kost het u niets om ook uw kleine onbetaalde facturen door ons te laten innen.

Let op! Uw algemene voorwaarden zijn niet zonder meer tegenstelbaar aan particulieren. Dat betekent dat u alleen recht hebt op de vergoedingen die u in uw algemene voorwaarden opgenomen hebt bij de niet-betaling van uw factuur, als uw particuliere klant die ondertekend heeft, of er zich via e-mail akkoord mee heeft verklaard.

Wil u meer weten over onze aanpak of over onze expertise met onbetaalde facturen innen? Neem dan gerust contact met ons op.